Moms på hotell: Hur beräknas den och vad gäller för företag?

Moms på hotell är en central del av företagsekonomin och en kostnad som hotellägare och företag inom besöksnäringen måste förstå och hantera korrekt. För hotellverksamheter kan momsreglerna vara särskilt komplexa eftersom olika momssatser gäller för olika tjänster, såsom rumsuthyrning, konferenser och restaurangtjänster. Att navigera dessa regler är avgörande för att säkerställa korrekt redovisning och undvika problem med Skatteverket.

I den här guiden går vi igenom momsreglerna som gäller för hotell, hur du beräknar och redovisar moms korrekt och vilka vanliga misstag som hotellföretag kan råka ut för.

Vad är moms på hotell och varför är den viktig?

Moms (mervärdesskatt) är en konsumtionsskatt som läggs på varor och tjänster. Som företagare inom hotellbranschen måste du redovisa och betala in moms till Skatteverket för de tjänster du säljer. Samtidigt har du rätt att dra av moms på inköp som används i verksamheten.

Momsregler för hotellverksamheter kan vara komplicerade eftersom olika tjänster kan omfattas av olika momssatser.

Vilka momssatser gäller?

I Sverige gäller följande moms på hotell och relaterade tjänster:

1. 12 % – Rumsuthyrning

Rumsuthyrning på hotell omfattas av en momssats på 12 %. Detta gäller även för stugor, vandrarhem och andra former av korttidsboende.

Exempel:
Om ett hotellrum kostar 1 000 kronor per natt exklusive moms, lägger du till 12 % moms, vilket ger ett pris på 1 120 kronor inklusive moms.

2. 25 % – Konferenser och andra tjänster

För konferenser och möteslokaler som inte är direkt kopplade till boende gäller en momssats på 25 %.

Exempel:
Om du hyr ut en konferenslokal för 10 000 kronor, ska 25 % moms läggas till, vilket ger en total kostnad på 12 500 kronor.

3. 12 % – Restaurangtjänster (med undantag för alkohol)

Moms på mat och dryck i restaurangverksamhet är 12 %, medan alkoholhaltiga drycker omfattas av en momssats på 25 %.

Exempel:
Om gästerna äter en middag för 500 kronor, är momsen 60 kronor (12 %). Men om middagen inkluderar vin för 200 kronor, är momsen för vinet 50 kronor (25 %).

4. 0 % – Långa boenden

Om gästerna bor längre än 90 dagar i följd på samma hotell, är rumsuthyrningen utöver 90 dagar momsfri enligt svenska regler.

Här finns alla momssatser hos Skatteverket.

Hur hanterar du momsredovisning på hotell?

När ditt företag betalar för hotellnätter i samband med tjänsteresor, utbildningar eller andra affärsrelaterade aktiviteter gäller särskilda momsregler. För att få rätt avdrag och för att undvika problem vid en eventuell kontroll måste du som företagare veta exakt hur moms på hotell behandlas i bokföringen och deklarationen.

1. Identifiera momsen

Hotellkostnader omfattas i Sverige av olika momssatser beroende på vilken del av tjänsten som köpts:

• Logi (rumsuthyrning): 12 % moms.
• Frukost inkluderad i rumspriset: räknas som logi, 12 %.
• Frukost/måltider debiterade separat: normalt 12 % för mat, 25 % för alkohol.
• Konferenslokal, parkering, spa, övriga tjänster: 25 % moms.

En hotellfaktura kan alltså innehålla flera momssatser. För att hantera detta korrekt måste du se till att fakturan är specificerad med pris exklusive moms, momsbelopp och momssats per tjänst.

2. Avdragsrätt

Som företagare har du avdragsrätt för den ingående moms på hotell som avser kostnader i verksamheten. För hotellkostnader gäller att:

• Logi (12 % moms) är avdragsgill i sin helhet om resan är en tjänsteresa.
• Måltider på hotell som ingår i rumspriset följer logins moms och är avdragsgilla. Separata måltider hanteras enligt reglerna för måltider (ofta 12 % eller 25 %), men momsavdraget gäller endast när kostnaden är direkt kopplad till verksamheten.
• Övriga tjänster (t.ex. konferensrum eller parkering) är avdragsgilla på samma sätt, men ska redovisas med den moms som gäller för respektive tjänst.

För att avdraget ska godtas krävs fullständigt verifikat enligt bokföringslagen och Bokföringsnämndens allmänna råd (se BFNAR 2013:2 om bokföring).

3. Bokföring

Bokföringen av moms på hotell ska göras löpande enligt bokföringslagen. En hotellfaktura delas upp efter momssats och bokförs på respektive konto i BAS-kontoplanen. Exempel på konton:

• Logi: 5830 ”Logi vid tjänsteresa” (debetsaldo).
• Moms på logi: 2641 ”Debiterad ingående moms” (12 %).
• Måltider: 5520 ”Måltider” eller motsvarande beroende på syfte, med moms 12 % eller 25 %.
• Konferens/övriga tjänster: konto för respektive kostnad, med moms 25 %.

Kravet är att bokföringen tydligt visar vilken del av fakturan som hör till vilken momssats. Detta följer av BFN:s krav på rättvisande redovisning och systematisk bokföring.

4. Redovisning i momsdeklarationen

När momsdeklarationen lämnas in till Skatteverket ska avdragen, kostnaderna och moms på hotell tas upp i ruta 48 (”Ingående moms att dra av”).

Processen är:

1. Summera momsen från logi (12 %).
2. Lägg till moms från eventuella måltider och tjänster (12 % respektive 25 %).
3. Rapportera den totala summan i ruta 48 i deklarationen för den redovisningsperiod då fakturan mottogs och bokfördes.

Det är viktigt att hela fakturan är betald och bokförd korrekt för att avdraget ska vara giltigt.

5. Hotellkostnader utomlands

För hotellkostnader inom EU och utanför EU gäller andra regler:

• EU-land: Moms på hotell är enligt det landets regler. Svenskt företag kan inte dra av denna moms i sin svenska momsdeklaration. I vissa fall kan återbetalning begäras via Skatteverkets e-tjänst ”Momsåterbetalning inom EU”.
• Utanför EU: Momsen är inte avdragsgill i Sverige. Kostnaden bokförs som utgift exklusive moms.

Det innebär att endast hotellkostnader med svensk moms (12 %/25 %) hanteras i svensk momsdeklaration.

6. Arkivering och verifikatkrav

Alla hotellkvitton och fakturor ska arkiveras i minst 7 år enligt bokföringslagen. Fakturorna måste innehålla:

• Datum.
• Säljarens namn och organisationsnummer.
• Köparens namn (ditt företag).
• Specifikation av tjänster (logi, måltid, konferens etc.).
• Pris exklusive moms, momsbelopp och tillämplig momssats.

Utmaningar med moms på hotell

Även om momsreglerna i sig är tydliga kan det i praktiken bli svårt för företagare att hantera hotellkostnader korrekt. Det handlar om att följa bokföringslagens krav, tillämpa Bokföringsnämndens regler och säkerställa att moms redovisas rätt i både bokföring och momsdeklaration. Nedan följer de vanligaste problemområdena.

1. Felaktig hantering av momssatser

En hotellfaktura innehåller ofta flera olika tjänster – logi (12 % moms), måltider (12 % eller 25 %), samt övriga tjänster som parkering eller konferens (25 %). Bokföringsnämnden kräver enligt BFNAR 2013:2 att varje verifikation ska spegla de verkliga förhållandena, vilket innebär att momsen måste delas upp korrekt.

Utmaning: Företagare bokför ibland hela fakturan på ett konto med en enda momssats.
Korrekt hantering: Kontrollera att fakturan är specificerad. Bokför varje del på eget kostnadskonto och med rätt momssats. Om fakturan inte är uppdelad måste du begära en ny från hotellet – annars får du inte dra av någon moms.

2. Utländska hotellkostnader

När du som företagare har kostnader för moms på hotell utomlands uppstår särskilda regler. Bokföringsnämnden kräver enligt 5 kap. BFNAR 2013:2 att moms redovisas enligt gällande lag i det land där tjänsten köpts. Svensk ingående moms får alltså inte bokföras på dessa kostnader.

Utmaning: Många företagare försöker felaktigt dra av utländsk moms i sin svenska momsdeklaration.
Korrekt hantering: Bokför fakturan exklusive moms som kostnad. Eventuell återbetalning av moms i EU-länder hanteras via separat ansökan, men aldrig i den svenska momsredovisningen.

3. Bristande underlag och verifikationskrav

Bokföringsnämnden kräver att varje affärshändelse styrks med ett verifikat som innehåller datum, belopp, parter och specifikation av tjänsten (BFNAR 2013:2 kap. 5–6). För hotellkostnader betyder det att fakturan måste visa tydligt vad som är logi, vad som är måltider och vad som är övriga tjänster.

Utmaning: Företagaren sparar endast kortkvitto eller ospecificerad notis.
Korrekt hantering: Endast en komplett faktura är giltig som verifikat. Utan fullständig uppdelning finns ingen avdragsrätt för moms på hotell.

4. Felaktig periodisering

Enligt BFNAR 2013:3 ska kostnader redovisas i rätt period. Hotellkostnader bokförs när fakturan erhålls eller betalning sker, beroende på företagets bokföringsmetod.

Utmaning: Kostnader bokförs i fel period, vilket leder till att ingående moms redovisas i fel momsredovisning.
Korrekt hantering: Kontrollera fakturadatum och säkerställ att hotellkostnaden hamnar i den redovisningsperiod där kostnaden uppstod. Moms får endast dras av när fakturan bokförts i korrekt period.

5. Bristande separation mellan privata och affärsrelaterade kostnader

BFN:s regler kräver att privata kostnader aldrig bokförs i näringsverksamheten. Om en hotellvistelse innehåller både privat och affärsmässig del ska endast den affärsmässiga delen bokföras och ligga till grund för momsavdrag.

Utmaning: Hela hotellkostnaden bokförs trots att delar är privat konsumtion.
Korrekt hantering: Gör proportionering i bokföringen och dokumentera syftet med resan i underlaget. Endast den affärsmässiga delen av kostnaden får ligga till grund för avdrag för ingående moms på hotell.

6. Felaktig kontoanvändning

Enligt Bokföringsnämndens krav på systematik ska liknande affärshändelser bokföras på samma sätt. BAS-kontoplanen är utformad i linje med detta.

Utmaning: Företagare bokför hotellkostnader på representationskonton, vilket ger felaktig behandling av moms.
Korrekt hantering: Använd rätt kostnadskonto: 5830 för logi, 5520 för måltider, 6071 för representation (vid kundkostnader). Detta säkerställer korrekt momsredovisning och konsekvent bokföring.

7. Arkivering av hotellfakturor

Bokföringslagen och BFNAR 2013:2 kräver att alla verifikat bevaras i sju år. Det gäller även elektroniska fakturor.

Utmaning: Företagare sparar endast digital kopia eller endast pappersversion och uppfyller inte formkraven.
Korrekt hantering: Fakturor får sparas digitalt, men systemet ska säkerställa oförändrat innehåll och åtkomst under hela arkiveringstiden.

Exempel

Kombinerade tjänster

Ett hotell erbjuder ett konferenspaket som inkluderar:

• Rumsuthyrning: 20 000 kronor (12 % moms).
• Konferenslokal: 10 000 kronor (25 % moms).
• Mat: 15 000 kronor (12 % moms).

Moms på hotellet beräknas och redovisas så här:

• Rumsuthyrning: 2 400 kronor.
• Konferenslokal: 2 500 kronor.
• Mat: 1 800 kronor.
• Totalt momsbelopp: 6 700 kronor.

Långtidsboende

En gäst bor på hotellet i 120 dagar. De första 90 dagarna debiteras med moms (12 %), medan resterande dagar är momsfria.

• Första 90 dagar: 90 000 kronor exklusive moms. Moms: 10 800 kronor.
• Resterande 30 dagar: 30 000 kronor (momsfritt).

Sammanfattning

Moms på hotell är en komplex men hanterbar del av företagets ekonomi. Genom att förstå reglerna, tillämpa rätt momssatser och hålla ordning på din redovisning kan du säkerställa att du följer lagstiftningen och samtidigt optimerar din verksamhet.

Att hantera moms på hotell kräver kunskap och noggrannhet. Hos Revisi Revision & Rådgivning erbjuder vi:

• Rådgivning kring momsregler: Vi hjälper dig att förstå vilka momssatser som gäller för dina tjänster.
• Granskning av momsredovisning: Vi säkerställer att din moms är korrekt bokförd och redovisad.
• Strategisk planering: Vi hjälper dig att optimera din momsredovisning och undvika kostsamma misstag.
• Löpande stöd: Vi erbjuder kontinuerlig hjälp med din redovisning, så att du kan fokusera på att driva din verksamhet.

Vill du vara säker att din moms hanteras korrekt och effektivt?