Arbetsgivardeklaration: Hur rapporterar jag alla avgifter?

Arbetsgivardeklarationen är en obligatorisk rapportering där företag månadsvis redovisar utbetalda löner, skatteavdrag och arbetsgivaravgifter. Rätt hantering är avgörande för att undvika straffavgifter och säkerställa att skatter och sociala avgifter betalas in korrekt.

Du driver företag och har anställda – men nu står du inför utmaningen att rapportera löner, skatter och avgifter till Skatteverket varje månad. Kanske är du osäker på vilka uppgifter som ska redovisas, hur den fungerar eller vad som händer om du gör fel.

Läs vidare för att förstå exakt hur deklarationen fungerar, hur du fyller i den korrekt och vilka vanliga misstag du bör undvika.

Vad är arbetsgivardeklaration?

Arbetsgivardeklarationen är en månadsvis rapportering till Skatteverket där arbetsgivare redovisar:

Bruttolön – Den lön som betalats ut till anställda.
Skatteavdrag – Den preliminärskatt som dragits från löner.
Arbetsgivaravgifter – De avgifter som betalas för varje anställd.

Varför är den viktig?

Lagkrav – Alla arbetsgivare måste rapportera skatter och avgifter varje månad.
Undviker straffavgifter – Felaktig eller försenad rapportering kan leda till böter.
Ger tydlighet för de anställda – Korrekt rapportering gör att anställda får rätt skatteavdrag och pensionsgrundande inkomst.

Så lämnar du in arbetsgivardeklarationen: Steg-för-steg

1. Sammanställ löneunderlaget

Innan du kan rapportera behöver du ha följande uppgifter:

Bruttolön – Den totala lönen innan skatt.
Preliminärskatt – Den summa som dras från lönen och betalas till Skatteverket.
Arbetsgivaravgifter – De avgifter som företaget betalar på den anställdes lön.

2. Logga in på Skatteverkets e-tjänst

Gå till Skatteverket.se och logga in med BankID.
Klicka på ”Arbetsgivardeklaration”. Här är e-tjänsten.
Välj rätt redovisningsperiod (exempelvis januari om du rapporterar löner från januari).

3. Fyll i deklarationen

Fyll i följande fält:

Bruttolön per anställd
Avdragen preliminärskatt
Arbetsgivaravgifter

Du kan även lämna uppgifter via filimport från ett bokföringsprogram.

4. Kontrollera och skicka in

Dubbelkolla att alla siffror stämmer.
Skicka in deklarationen senast den 12:e varje månad. (Med undantag för januari den 17e).

5. Betala in arbetsgivaravgifter och skatt

Betala in skatterna till Skatteverkets skattekonto.
Använd rätt OCR-nummer och bankgironummer för att undvika förseningsavgifter.

Hur arbetsgivardeklarationen påverkar företaget

1. Säkerställer korrekt skattehantering

Genom att rapportera löner och skatter månadsvis undviker du skatteproblem och underlättar för de anställda att hålla koll på sina skatteinbetalningar.

2. Minskar administrativa fel

Med månadsvis rapportering slipper du fel som tidigare kunde uppstå vid årliga kontrolluppgifter.

3. Påverkar kassaflödet

Eftersom arbetsgivaravgifter och skatter betalas månadsvis är det viktigt att ha en tydlig budget för företagets lönekostnader.

Vanliga misstag – och hur du undviker dem

Försenad inlämning – Om deklarationen lämnas in efter den 12:e i månaden kan Skatteverket ta ut straffavgifter.
Lösning: Lägg in en påminnelse i kalendern varje månad för att skicka in i tid.
Fel i skatteavdrag – Om för lite skatt dras kan den anställde få kvarskatt.
Lösning: Använd Skatteverkets skattetabeller för att beräkna rätt skatteavdrag.
Felaktig rapportering av förmåner – Exempelvis tjänstebil eller friskvårdsbidrag kan behöva beskattas.
Lösning: Kolla upp förmånsreglerna och ange rätt uppgifter i deklarationen.

Handfasta råd

Automatisera med ett löneprogram – Program som Visma, Fortnox och Hogia kan sköta rapporteringen automatiskt.
Se till att ha rätt uppgifter om dina anställda – Felaktiga personnummer eller löneuppgifter kan leda till problem vid deklarationen.
Ha koll på deadlines – Inlämning ska ske senast den 12:e varje månad.
Sätt av pengar till skatten – Se till att alltid ha tillräckligt med likvida medel för att betala in arbetsgivaravgifterna i tid.

Sammanfattning: Gör arbetsgivardeklarationen enkel och problemfri

Arbetsgivardeklarationen är en viktig del av företagets löneadministration. Genom att rapportera löner, skatter och avgifter korrekt varje månad säkerställer du att företaget följer lagkrav och undviker onödiga straffavgifter.

Vill du ha hjälp med att hantera deklarationen? Revisi Revision & Rådgivning kan hjälpa dig att effektivisera din lönehantering och säkerställa att allt görs korrekt. Kontakta oss idag, så tar vi hand om det åt dig!